Системные модули

Отраслевые решения

Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» (ЗнВН) упрощает процесс внесения спецификаций заказов на внутрихозяйственные нужды для ваших сотрудников, освобождая время для решения более серьезных задач. С использованием данного модуля, ваши сотрудники сами могут вносить свои внутренние заказы непосредственно в систему. При использовании «Заказов на внутрихозяйственные нужды», все согласования, необходимые для утверждения заказа, пройдут в электронном виде с уполномоченными лицами, и это тоже позволит вашим сотрудникам сконцентрироваться на других задачах, например, качестве закупаемых товаров или работах, требующих специального контроля.

Ситуация:

Ваши сотрудники «на вы» с компьютером, а также не проходили обучения по работе с корпоративной системой управления. Практика показывает, что большинство сотрудников не проходили обучения всей функциональности установленной на предприятии системы управления, поэтому им нужен простой и интуитивно понятный механизм поиска и выбора для заполнения спецификации заказа на закупку товаров и/или услуг для внутрихозяйственных нужд.

Ваши сотрудники заказывают неверные, нестандартные или устаревшие номенклатурные позиции у поставщиков: ваши сотрудники могут искать необходимое для заказа на множестве различных web-сайтах поставщиков, а руководство предпочитает сконцентрировать усилия подчиненных на поиске конкретных предложений конкретных поставщиков.

Руководство и закупщики нуждаются в точных данных для анализа и принятия правильного решения при согласовании и исполнении заявок. Единые правила формирования названий номенклатурных позиций могут обеспечить необходимые данные для анализа продаж.

Закупщику нужна точная спецификация для создания заказа на закупку: товары и услуги, запрашиваемые пользователем, требуют наличия верной закупочной информации, например, ФИО исполняющего данный заказ закупщика, реквизиты партнеров и другая информация, необходимая для отнесения затрат на закупку на конкретный отдел и/ или счет.

Ваш сотрудник не в состоянии отслеживать процесс исполнения созданной заявки или согласованного заказа на закупку. Часто бывает, что сотрудники вносят в систему заявку, но затем теряют ее или связанный заказ из вида на очередном этапе согласования, это ведет к излишне частым обращениям сотрудников в отдел закупок с вопросами «ну, как там мой заказ?»

Решение:

Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» автоматизирует процесс ввода запросов заказчиков с помощью простой web-системы заказов. Сотрудники создают, наполняют и отслеживают исполнение своих заказов с помощью интуитивно понятного web-интерфейса. Система Oracle JD Edwards EnterpriseOne берет на себя контроль за тем, чтобы правила закупки, предпочитаемые поставщики и ценовые соглашения соблюдались неукоснительно. Самостоятельные и уполномоченные сотрудники будут принимать быстрые и правильные решения, если рутинные закупочные операции будут автоматизированы. Это позволяет профессионалам-закуп- щикам освободить время для более важных стратегических задач. Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» позволит вашим сотрудникам:

  • Гибко подходить к заказу товаров
  • Соблюдать закупочные бюджеты и внутренние регламенты
  • Снизить затраты на внутрихозяйственные закупки

Гибкий подход к заказу товаров

Повышает производительность труда специалистов, контролирует закупаемое и снижает ошибки «испорченного телефона» с помощью механизма самообслуживания.

Web-интерфейс помогает быстрому внедрению и адаптации специалистов: Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» предоставляет сотрудникам простой и интуитивно понятный интерфейс для работы. Пользователь выбирает продукты и услуги, которые ему нужны из иерархической структуры со ссылками на дополнительную информацию, описание, рекомендуемых поставщиков и т.п. Web-архитектура решения позволяет размещать и отслеживать заказы с помощью любого web-браузера без установки дополнительного программного обеспечения. В результате, у сотрудников есть доступ к необходимой информации и интерфейс, с которым просто и удобно работать.

Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» позволяет отделам закупок устанавливать, к каким именно товарам и услугам будут иметь доступ все остальные сотрудники. Пользователи могут переходить в каталоги товаров, размещенные на сайтах поставщиков, добавлять что-то в свою «потребительскую корзину» и возвращаться обратно для проверки и утверждения. Полный каталог также может быть закрыт для просмотра, если есть такая договоренность с поставщиком. Для товаров и услуг, которые можно закупить у нескольких поставщиков, предусмотрено наглядное, иерархическое представление информации о поставщиках, связанных с данными товарами. Это помогает быстрее решить, у какого именно поставщика надо делать данный заказ.

Заполнение спецификации инициатором заявки и механизм управления изменениями сохраняет нервы и время закупщиков: Отдел закупок завален обращениями о статусах заказов «ну, как там?!» и это отнимает кучу времени. Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» позволяет сотрудникам самостоятельно контролировать созданные ими заказы от процесса согласования и до оплаты/оприходования. Теперь инициаторы сами могут контролировать статусы заказов, изменять или отменять какие-то отдельные позиции. Это тоже освобождает отдел закупок от рутинной работы по отслеживанию заказов, контроля изменений, позволяя сфокусироваться на более важных операциях.

Особые запросы: бывает и так, что необходимые материальные ценности или услуги отсутствуют в представленном иерархическом каталоге. С использованием функции OracleJD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» — «Особый запрос» отдел закупок может принять в работу и контролировать выполнение таких нестандартных заказов. «Особый запрос» объединяет основную информацию, такую как предпочитаемые поставщики, категория товара, цена (если, конечно, эти данные присутствуют в системе). Дополнительная информация, например, серийный номер

оборудования, и возможность прикреплять любую текстовую и графическую информацию позволяет обрабатывать заказы на «нестандартные» позиции так же точно, как и на все остальные «стандартные» товары.

Соблюдение принятой политики закупок

Обеспечение правильности учета и поддержка процесса согласования: Модуль Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» обеспечивает соблюдение существующих правил закупок (включая контроль лимитов по бюджетам) по каждой операции от возникновения потребности до факта оплаты и отгрузки. Настраиваемые механизмы и маршруты согласования дают уверенность в том, что каждая закупка согласовывалась уполномоченными на то людьми, в соответствии с внутренними регламентами и с учетом требуемых параметров: количеств, подателя заявки, департамента, проекта и т.п. В процессе работы обычно бывает необходимо использовать параллельные и последовательные маршруты согласования, а также добавлять лиц, уполномоченных принимать решения и/или проверяющих.

А функция согласования по e-mail позволяет согласовывать запросы в любое время и в любом месте. Поддерживаются ключевые методы ведения учета, такие как, например, проверка лимита бюджета, учет существующих обязательств, отнесение затрат на подразделение/проект. Администраторы могут определить права доступа на операции с бюджетом. Податели заявок в реальном времени могут контролировать выделенный закупочный бюджет и определять доступность средств для закупки. С помощью данной функциональности автоматизируются рутинные процедуры по соблюдению регламентов.

В каждом заказе контролируются цены и условия поставщика: Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» обеспечит отображение цен и условий выбранного поставщика в каждом формируемом заказе. Условия поставщика настраиваются один раз и в дальнейшем используются во всех взаимоотношениях с данным поставщиком. Система также поможет вашим закупающим подразделениям в точности выполнять существующие соглашения, направляя сотрудников к предпочитаемым поставщикам, и обеспечивает агрегирование заказов для получения скидок за объем. С использованием Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» вы, в конечном итоге, сэкономите средства на закупках.

Снижение затрат на процесс закупок

Снижение затрат на закупки обеспечивается за счет снижения накладных расходов по каждой операции, контроля за необоснованными расходами и использования в полной мере выгодных условий ваших поставщиков.

Автоматизация всего процесса снижает затраты на проведение операций: Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» резко снижает расходы на проведение операций, автоматизируя ресурсоемкий процесс закупки. Конечные пользователи (ваши сотрудники) могут легко внести заказ на товары/услуги, не отвлекая специалистов по закупкам. Как только заявка согласована, на ее основании создается заказ на закупку и направляется поставщику. Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» поддерживает полный спектр оповещения поставщиков — от отправки факсимильных сообщений до всесторонней поддержки EDI (Electronic Document Interface — интерфейс обмена электронными документами) или даже XML-интеграцией с системами поставщиков, используя встроенное решение для интеграции Oracle JD Edwards EnterpriseOne Direct Connect. Создание заказов в электронном виде и передача их при помощи современных средств связи – это способ снижения накладных расходов по операциям, предлагаемый Oracle JD Edwards EnterpriseOne.

Контроль необоснованных расходов: Система Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» борется с незапланированными расходами с помощью единой системы ввода заказов на закупку. Решение настолько удобно, что для ваших сотрудников гораздо проще создать заказ на закупку с использованием системы, нежели в обход ее. Управление каталогом доступных позиций от проверенных поставщиков, а также соблюдение внутренних регламентов с помощью настраиваемых маршрутов согласования сдерживает необоснованные расходы.

Система сохраняет всю информацию о затратах и закупках, так что, если ваши расходы регулярно выходят за рамки регулирования внутренними регламентами/бюджетами, это повод для внимательного анализа данных о затратах и корректировки правил/бюджетов в будущем.

Соблюдение условий контракта и цен – путь к получению более выгодных условий:

Когда заявки превращаются в заказы на закупку, необходимо проверять существующие соглашения для максимально возможной экономии. Система Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» работает в тесной интеграции с Системой Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Закупки и субподрядные соглашения» и может обращаться к условиям контрактов.

В данном случае нам понадобится информация о поставщике, товаре, подразделении чтобы определить соглашение и обратиться к его условиям. Исключения потребуют вмешательства специалиста по закупкам, в тех случаях, когда система не может автоматически определить наиболее выгодного поставщика. Заказывающие получают скидки, бонусы за объем и т.п., как если бы они были экспертами по закупкам.

Функциональные возможности

  • Дружественный web-интерфейс
  • Простой – в три шага – процесс внесения заявки
  • Возможность расширения заявок в процессе работы
  • Сводные отчеты по заявкам
  • Иерархическая структура каталога
  • Ссылки на каталоги поставщиков

Интеграция решения

  • Бесшовная интеграция со всеми приложениями OracleJDEdwardsEnterpriseOneSRM (SupplierRelationshipManagement – управление взаимоотношениями с поставщиками)
  • Проверка соответствия и контроль ошибок заявок, заказов на закупку и счетов на оплату
  • Управление сотрудниками, формирующими заявки из OracleJDEdwardsEnterpriseOne«Персонал» (HumanResources)
  • Контроль обязательств в OracleJDEdwardsEnterpriseOne«Управление проектами» (ProjectManagement) для получения полной картины в разрезе проектов
  • Связь заказываемого оборудования с OracleJDEdwardsEnterpriseOne«Основные Средства» (CapitalAssetsManagement)

Итак, резюмируем основные функции блоков, входящих в Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды»:

Управление заявками:

  • Полный контроль за прохождением заявки
  • Возможность отмены, как всей заявки, так и отдельных позиций
  • Управление изменениями заявок
  • Получение товаров
  • Возвраты поставщику

Согласование заявок:

  • Настраиваемый документооборот и маршруты согласования
  • Поддержка субординации
  • Поддержка согласований по e-mail
  • Поддержка организационных изменений

Соблюдение внутренних регламентов и соглашений:

  • Контроль лимитов бюджетов в реальном времени
  • Привязка статей затрат
  • Правила выбора наилучшего поставщика
  • Контроль условий контрактов