Системные модули

Отраслевые решения

Обзор модуля
Модуль Oracle JD Edwards EnterpriseOne Expense Management (Управление расходами) разработан, чтобы помогать компаниям эффективно управлять запросами на возмещение расходов. Система облегчает ввод отчетов по расходам и обеспечивает незамедлительное уведомление об ошибках, если информация отсутствует или неточна. Также система предоставляет механизмы контроля для мониторинга и проверки отчетов по расходам и обеспечивает гибкость, необходимую для настройки системы в соответствии с меняющимися правилами затрат и перемещений.

Благодаря модулю Oracle JD Edwards EnterpriseOne Expense Management вы создаете и настраиваете правила возмещения расходов, в зависимости от типов расходов. Для каждого типа расходов устанавливается категория расходов, которую можно настраивать для отслеживания важной информации. Например, можно создать категорию расходов «стоимость авиаперелета» и в дальнейшем настроить ее таким образом, чтобы работнику необходимо было вводить номер билета, его статус, субсчет и т.п.

После создания категорий расходов в правилах можно будет установить правила расчета суточных расходов, лимиты, при достижении которых требуется проверка, и правила относительно того, когда требуются квитанции. Профили групп и профили сотрудников настраиваются для указания метода возмещения и валюты возмещения, а также того, требуется ли утверждение предоставленных отчетов руководством.

Наряду с возможностью настраивать информацию для группы сотрудников, система также позволяет по мере необходимости переопределять информацию. Сотрудники могут получать возмещение с использованием модуля Расчеты с кредиторами или системы Payroll (Зарплата), или можно произвести возмещение непосредственно на кредитную карту.
После ввода отчетов о расходах может потребоваться их утверждение руководством или аудитором. Система предоставляет контрольный список, помогающий отслеживать поступления и управлять исключениями. После утверждения и аудита система создает ваучеры к оплате или записи в табеле, которые используются для осуществления оплаты.

Процесс управления расходами
Процесс управления расходами включает следующие задачи:

  • Ввод отчетов о расходах
  • Утверждение отчета о расходах
  • Проверка отчетов о расходах
  • Возмещение расходов сотрудников

Ввод отчетов о расходах
Для требования возмещения производственных расходов, таких как командировочные расходы, расходы на проезд или расходы на обучение, сотрудники должны вводить и утверждать отчеты о расходах. Каждый отчет о расходах состоит из записей заголовка и детальных записей. Записи заголовка содержат номер сотрудника из Адресной книги и другую общую информацию.Детальные записи содержат информацию обо всех понесенных расходах. Перед подачей отчета о расходах сотрудники могут просмотреть итоги отчета и проверить суммы расходов.

Утверждение отчета о расходах
Многие компании требуют утверждения отчетов о расходах контролерами или руководителями перед тем, как возместить расходы сотруднику. Руководители могут либо утверждать, либо отклонять отчеты. Если руководитель утвердил отчет о расходах, система изменяет статус отчета о расходах, показывая, что он готов для просмотра аудитором (если это необходимо), или готов для возмещения. Если руководитель отклонил отчет о расходах, система уведомляет сотрудника, и сотрудник должен исправить и повторно подать отчет.