Системные модули

Отраслевые решения

В обязанности Отдела расчетов с кредиторами (РК) любой организации входит налаживание и поддержка партнерских отношений с поставщиками с целью обеспечения своевременных поставок и осуществления своевременной оплаты поставщикам.

Отдел РК должен иметь быстрый доступ к информации о поставщиках, такой как сроки оплаты и информация о сальдо, чтобы обсудить с поставщиками цены и скидки. После получения счета- фактуры Отдел РК должен создать записи по обязательствам, а также по соответствующим затратам или активам. В зависимости от размера компании Отдел РК может получать ежедневно сотни счетов-фактур, поэтому ему необходима система, которая будет быстро и правильно создавать ваучеры.

Иногда в обязанности Отдела РК может входить подбор ваучеров для счетов-фактур и заказов на покупки от других отделов, например, отдела закупок. Поэтому отделу требуется система расчетов с кредиторами, которая бы взаимодействовала с другими отделами и системами.

Цель работы Отдела РК состоит в осуществлении платежей вовремя, правильно, как можно эффективнее, а также в соответствии с требованиями поставщиков. Перед тем как осуществить оплату поставщикам, сотрудники Отдела РК должны учесть несколько факторов, таких как срок платежа по счету-фактуре, размеры скидок, а также наличие денежных средств, достаточных для оплаты поставщикам.

Оплата поставщикам осуществляется различными способами, например, с помощью электронного перевода, платежного поручения или чека. Может понадобиться указать в чеке определенную информацию, такую как номер счета-фактуры или номер заказа покупки. Международная компания может осуществлять платежи в нескольких валютах.

Обычно поставщики требуют оплату за товар до его доставки или до выполнения услуг. Сумма предоплаты должна соответствовать фактической сумме счета-фактуры, полученному после поступления товара.

Таким образом, Отделу РК нужна такая система расчетов с кредиторами, которая смогла бы согласовывать предоплату с будущими счетами-фактурами, которая предлагала бы большой выбор способов оплаты.

Обзор модуля
Модуль «Расчеты с кредиторами» (РК) системы Oracle JD Edwards EnterpriseOne предоставляет полный спектр средств для выполнения задач, стоящих перед Отделом РК и многих других. Модуль включает как стандартные процедуры, так и операции, характерные только для отдельной компании.

Если во время обработки ваучеров необходимо установить счет переходящих сумм, модуль РК допускает выполнение такой операции, не прерывая обработки. При обработке платежей можно настроить модуль таким образом, чтобы он использовал скидки и осуществлял оплату поставщикам в соответствии с их требованиями. Используя модуль РК, можно осуществлять платежи с помощью электронного перевода, телеграфа, чеков или векселей. Также можно ввести в модуль информацию о разных банковских счетах, чтобы получить скидки, предоставляемые банками за использование услуг банка поставщика.

Модуль предоставляет возможность эффективного управления денежными средствами, поскольку контроль над выполнением обработки осуществляется пользователем, а не системой. На каждом этапе обработки данных указывается следующий этап, и система вычисляет сумму налогов, скидок и конвертирует валюты, в соответствии с установленными пользователем требованиями. Модуль РК компании Oracle JD Edwards EnterpriseOne позволяет учитывать несколько переменных величин, перед тем, как выполнить платеж поставщику. Переменными величинами является дата платежа по счету-фактуре, информация о возможности применения скидки и наличии денежной суммы для оплаты поставщикам.

Важным фактором для создания эффективной цепочки поставок является непрерывное взаимодействие с поставщиками. Модуль РК компании Oracle JD Edwards EnterpriseOne предоставляет все необходимые средства для достижения этой цели. Например, актуальная информация по срокам платежа и предпочтениям поставщика, информация о сальдо счетов поставщиков и возможность просмотра данных обо всех закупках, сделанных у поставщиков, чтобы компания могла обсудить с поставщиками наиболее оптимальные цены. Данный модуль также позволяет поставщикам с помощью режима самообслуживания самостоятельно просматривать информацию о ваучерах и платежах.

Для тех организаций, которые имеют представительства по всему миру, программное обеспечение компании Oracle JD Edwards EnterpriseOne предоставляет все необходимые средства для эффективной работы в нескольких странах с разной валютой, государственным языком и требованиями законодательства. Также подсистемы Oracle JD Edwards EnterpriseOne предоставляют возможность осуществлять платежи в различных валютах, не создавая при этом ваучера на сумму в альтернативной валюте.

Особенности модуля
Данный модуль предоставляет много возможностей, которые позволяют настроить модуль в соответствии с требованиями хозяйственной деятельности компании и эффективно управлять расчетами с кредиторами.

Управление данными о поставщиках
Благодаря эффективному управлению данными о поставщиках можно улучшить взаимоотношения с поставщиками, а также максимально использовать возможности отдела закупок.

В ходе управления информацией о поставщике пользователь определяет следующее:

  • Отправляет ли поставщик счета-фактуры в иностранной валюте (которая автоматически конвертируется в национальную валюту)
  • Вид оплаты, предпочитаемый поставщиком (чек, тратта или электронный перевод)
  • Отправлять ли платежи непосредственно поставщику, в головной офис или по другому адресу
  • Какие сроки оплаты и налоговые коды используются поставщиком
  • Инструкции по закупке

Для каждого поставщика можно просматривать такую информацию, как сальдо, перенесенное на следующий период, неоплаченные суммы по отношению к платежам с использованием запросов в интерактивном режиме.

Управление бизнес-процессом
Благодаря эффективному управлению бизнеспроцессами система позволяет реализовать текущие цели и вносить поправки при изменении этих целей. Данная функциональная возможность включает:

Различные методы ввода ваучеров
Когда поставщик отправляет счет-фактуру, она вводится в модуль «Расчеты с кредиторами» в виде ваучера.

Ваучеры можно вводить, используя один из следующих методов ввода счетов-фактур:

  • Стандартный (Standard)
  • Ускоренный (Speed Multi)
  • Регистрация ваучеров (Voucher logging)
  • Повторяющиеся ваучеры (Recurring)
  • Предоплата (Prepayment)
  • Несколько компаний, один поставщик
  • Несколько ваучеров, один поставщик
  • Несколько ваучеров, несколько поставщиков

Процесс ввода можно сделать более эффективным, используя модельные журнальные записи для ваучеров, для которых используются одни и те же счета.

Предупреждение о повторном вводе счета-фактуры
Предупреждение о повторном вводе счета-фактуры указывает на то, что было введено несколько счетов- фактур с одинаковым номером. Данное предупреждение снижает возможность путаницы и позволяет предотвратить повторный ввод одного и того же платежа.

Гибкая настройка налогообложения
В разных странах существуют различные требования по налогообложению, предъявляемые к поставщикам. В модуле Oracle JD Edwards EnterpriseOne поддерживаются такие виды налогообложения, как GST (налог на товары и услуги), PST (налог на продажу в определенной провинции), НДС (налог на добавленную стоимость), налог на налог и ваучеры, содержащие только сумму налога.

Обработка платежа
Независимо от того, осуществляется ли оплата по ваучерам автоматически или вручную, результат будет правильным. Можно упорядочить ваучеры и настроить модуль таким образом, чтобы он осуществлял обработку платежей автоматически.

Или же, можно выбрать ваучеры для оплаты вручную, для раздельной или частичной оплаты, исходя из требований к наличным средствам.
Дополнительным методом оплаты является оплата с помощью тратты. Тратта, которая представляет собой обещание погасить долг, используется во многих странах мира. Поскольку в основе обязательств лежит различная законодательная база, требования и процедуры обработки тратты будут отличаться от соответствующих требований при обычной обработке платежей.
Составление отчетов

Для успешного управления расчетами с кредиторами необходима информация о потоке наличности, классификации по срокам оплаты, скидках и т.д. Благодаря модулю «Расчеты с кредиторами», можно просматривать, анализировать и работать в интерактивном режиме с данными о поставщиках, историей платежей, ваучерами, и другой информацией. В дополнение к этому, эти данные можно отображать в отчетах, которые можно выводить на печать или экспортировать в удобный для пользователя формат.

Работа на международном уровне
Функциональные возможности системы позволяют создать сеть поставщиков, чтобы оптимизировать цену, сроки и доступность товаров. Функциональные возможности работы на международном уровне в модуле «Расчеты с кредиторами» включают:

  • Обработка валют (Currencyprocessing). Оплата ваучеров осуществляется в национальной, иностранной или дополнительной валюте, используя любую валюту мира, от австралийского доллара до бельгийского франка и евро. Также можно прогнозировать платежи по расчетам с кредиторами, исходя из валюты.
  • Иностранные языки (Multiple languages).

Ведение переписки с поставщиками, используя язык, на котором они предпочитают общаться, чтобы избежать недоразумений при обработке ваучеров и другой корреспонденции.

  • Модуль «Расчеты с кредиторами» взаимодействует с другими модулями OracleJDEdwardsEnterpriseOne, что обеспечивает доступ к данным обо всех операциях по расчетам

с кредиторами и к другой информации в модуле РК.

Взаимодействие с другими модулями
С модулем «Расчеты с кредиторами» взаимодействуют следующие модули:

  • Главная книга (GeneralAccounting). При обработке ваучера и платежа дебетуются и кредитуются различные счета Главной книги. После ввода ваучера счет затрат в главной книге дебетуется, а счет расчетов с кредиторами кредитуется. При оплате ваучера дебетуется счет расчетов с кредиторами и кредитуется банковский счет.
  • Закупки (Procurement). Ваучеры создаются при подборе квитанции о покупке для счета- фактуры поставщика.
  • Запасы (Inventory). Запасы увеличиваются при покупке и оплате складских товаров.
  • Управление контрактами (ContractManagement). Ваучеры создаются при использовании цикла промежуточных выплат.
  • Управление производственными средствами (Equipment/PlantManagement). При вводе затрат на оборудование номер оборудования автоматически переносится из заказа покупки в ваучер. Эта процедура может быть выполнена вручную.
  • Учет затрат по проектам (JobCost). Ваучеры создаются при оплате задания по контракту.

Основные средства (Fixed Assets). Ваучеры создаются при покупке основного средства или единицы номенклатуры для ремонта данного ОС.